Många föreningar har samlingar som de förvarar och visar upp för sina besökare. Det handlar om fysiska föremål men också information i olika former. Begreppet samlingsförvaltning handlar om att hålla ordning och reda genom att hantera sina fysiska samlingar på ett strukturerat sätt. Det gäller bland annat att hålla reda på föremålens historia, om det ingår i ett arkiv, villkor för övertagande, föremålets placering, värde och skick. Det är också viktigt att veta om ett föremål har lånats ut och i så fall till vem. Med överblick är det enklare att planera för utställningar och visningar och se vilka kompletteringar som kan behöva göras.

Idag pratar man ibland om digital samlingsförvaltning. Oftast menar man då att det program man använder har en koppling till internet. På så sätt kan man visa upp hela eller delar av samlingarna på webben. Materialet blir sökbart och kan ibland också plockas upp av helt andra webbplatser. Digital samlingsförvaltning handlar alltså om att hålla ordning och reda men också att tillgängliggöra materialet på webben.

Professionella program

Som stöd för hanteringen finns olika former av professionella program. Många större museer använder programmen Sofie, Collective Access eller Primus. Programmen är digitala vilket alltså betyder att de har koppling till webben. Att använda programmen är ofta förknippat med en kostnad. Dessutom kan de vara ganska komplicerade att använda för den som är ovan.

Vad ska då en förening välja?

Sveriges hembygdsförbunds medlemsföreningar kan så klart välja ett professionellt program för både samlingsförvaltning och tillhörande funktion för webbpublicering. Men är man en liten förening, kanske med ett litet hembygdsmuseum, kan det vara onödigt med ett avancerat och kostsamt program. Då går det faktiskt att komma undan med mer ekonomiska och funktionella lösningar. Ett alternativ är Hembygdsportalen som är gratis för medlemsföreningar.

Hembygdsportalen

Hembygdsportalen har grundläggande funktioner för digital samlingsförvaltning. De bilder, dokument och filer som laddas upp kan förses med en rad uppgifter i fördefinierade fält. Portalen är gratis för medlemsföreningar och relativt enkel att använda. Det kan vara en helhetslösning för föreningar som både vill ha en hemsida för att berätta om sin verksamhet, men också möjligheten att visa upp sina samlingar för en bred allmänhet.
Läs mer om Hembygdsportalen

Riksantikvarieämbetets information och rekommendationer

Läs mer på www.raa.se

Läs mer